Effektive Erfassung
Von manuell bis voll automatisch
Manuell und trotzdem schnell
Papierrechnungen sind zügig manuell erfasst. Dabei helfen eine hinterlegte Tabelle mit den Kreditoren, diverse anwender-definierbare Auswahllisten, Autofill-Funktionen und ein integrierter Taschenrechner.
Ähnliche Rechnungen nach Muster
Viele Rechnungen sind zwar nicht identisch, aber ähneln sich - gleicher Kreditor, gleicher Betreff, vielleicht auch ähnliche Zahlungs- und Lieferbedingungen. Im Rechnungseingangsbuch können Sie jede Rechnung als Muster markieren und damit als Vorgabe für weitere Rechnungseinträge verwenden.
Sich wiederholende Rechnungen
Viele Rechnungen wiederholen sich, seien es Beiträge für Mitgliedschaften, Abonnements für Fachzeitschriften oder Abschläge z.B. für Gas, Strom und Wasser. Derartige Rechnungen können auf automatische Wiederholung gestellt werden und werden dann von der Datenbank automatisch jeden Monat erneut eingetragen.
Elektronische XRechnungen
INtex Rechnungseingang verarbeitet Rechnungen im elektronischen XRechnung-Format - ein hybrides Format aus PDF mit integriertem XML Datenteil. Dieses Format wird bei Zusammenarbeit mit Ministerien und Behörden des Bundes ab 2020 zur Pflicht und daher schnell weitere Verbreitung finden. XRechnungen und die darin enthaltenen Informationen können vollautomatisch in die Datenbank eingelesen werden.
Überzeugende Alleinstellungsmerkmale
Feature-Übersicht
Mit Skonti sparen
Wer zügig zahlt, kann oft eingeräumte Skonti nutzen. Zwei oder drei Prozent sind eigentlich immer drin, wenn man nur schnell zahlt. Und das sollten Sie in Zukunft nach Möglichkeit tun: Das summiert sich je nach Rechnungssumme und Skonto-Höhe im Laufe eines Jahres auf beträchtliche Summen. INtex Rechnungseingang macht sich in jedem Fall bezahlt.
Mahngebühren vermeiden
INtex Rechnungseingang hilft Ihnen auch dabei, lästige Mahngebühren zu sparen. Wer pünktlich zahlt und alle Fälligkeiten beachtet, wird erst gar nicht angemahnt. Und sollte doch mal eine Mahnung in der Post sein, können Sie diese sofort prüfen und bei sofortiger Begleichung des fälligen Betrags vielleicht die Mahnkosten doch noch verhindern.
Fälligkeiten beachten
Pünktlichkeit ist nicht nur bei Terminen eine Frage von Höflichkeit und Umgangsformen. Sie können bei Ihren Lieferanten und Geschäftspartnern unnötigen Ärger vermeiden, wenn Sie nur die Fälligkeiten der Rechnungen beachten. Das kann sich dann bei der nächsten Verhandlung über Konditionen auch in besseren Einkaufspreisen niederschlagen.
Online Banking
INtex Rechnungseingang arbeitet mit gängigen Banking Programmen per Import und Export zusammen, für StarMoney Business gibt es einen speziellen Exportbefehl an die CSV-Schnittstelle der Banking-Software. Außerdem können Sie Daten im SEPA Format exportieren. Auf diesem Wege können Überweisungen direkt an die Bank im SEPA XML Format im elektronischen Datenträgeraustausch übergeben werden. Auch das Bezahlcode- und das Girocode-Verfahren werden unterstützt. Fotografieren Sie einfach mit Ihrer Smartphone-Bank-App den Girocode zum bezahlen.
Rechnungen prüfen
Alle Rechnungsempfänger haben die Pflicht zur inhaltlichen Rechnungsprüfung (BMF Schreiben IV D 2 - S 7287-a/09/10004 :003). In INtex Rechnungseingang können Sie selbst die Prüfschritte definieren und für jede Rechnung protokollieren. Zudem lassen sich PDF Rechnungen und zugehörige Aufträge im Programm hinterlegen.
Architekten z.B. müssen im Zweifel die Rechnungsprüfung dokumentieren können: Urteil des OLG Köln vom 02.07.1996, 9 U 14/96, r+s 1997, 105
Rechnungsarchivierung
Archivieren Sie Ihre Eingangsrechnungen, gleich ob digital als PDF Datei erhalten oder in eine Bilddatei gescannt, digital und sicher in INtex Rechnungseingang. Alle Belege können per Drag&Drop einfach in die Datenbank übernommen werden. Mehrseitige PDFs blättern Sie im Programm in der Vorschau zur Kontrolle durch. Bei Bedarf können Belege jederzeit exportiert werden. So können Sie der Pflicht zur Aufbewahrung der Rechnungen gemäß § 14b UStG nachkommen. Erfüllen Sie mit dem Rechnungseingangsbuch auch Ihre Pflichten nach §143 AO (Abgabenordnung). Rechnungsdaten lassen sich auch GOBD-konform vor nachträglichen Änderungen schützen.
Flexibler Datenaustausch
INtex Rechnungseingang ist offen für den Import und Export aller Daten, also sowohl der Rechnungsdaten als auch der Kreditoren-Daten. Diese können etwa aus einer Warenwirtschaft oder Adressverwaltung übernommen werden. Die Rechnungsdaten lassen sich an eine Buchführung übergeben oder weiter mit Excel auswerten. Cloud- und Server-Version sind zudem über ODBC etwa für Business Intelligence Software ansprechbar.
Liquiditätsplanung
Mit INtex Rechnungseingang können Sie Ihre Liquidität leichter planen. Wissen Sie adhoc wie hoch die Gesamtsumme aller Forderungen an Sie ist? Nein?! Mit INtex Rechnungseingang wäre das kein Problem. Und nicht nur das: Sie können auch die Gesamthöhe der Rechnungen eines Rechnungsstellers, die Höhe der Rechnungen, die im nächsten Monat fällig werden, die Höhe der Rechnungen für bestimmte Güter und Leistungen und vieles mehr ermitteln. Da wird die Liquiditätsplanung viel einfacher und Sie staunen nicht plötzlich über die gähnende Leere auf Ihrem Konto oder den voll ausgenutzten Überziehungsrahmen. Ganz nebenbei können Sie auf diese Weise auch noch Zinsen sparen.
Import und Export
Übernehmen Sie problemlos alle Daten, die Sie bereits in Excel oder einer anderen Verwaltungs-Software gespeichert haben. Ihre Datenerfassung muss nicht bei Null beginnen. Genauso können Sie auch jederzeit die Daten aus INtex Rechnungseingang zum Beispiel als Excel-Tabelle oder Textdatei speichern, um damit an anderer Stelle weiterzuarbeiten.
Übernahme von Stammdaten
Übernehmen Sie problemlos alle Daten, die zu den Stammdaten einer Rechnungsverwaltung gehören. Die Daten von gängigen Rechnungslisten können Sie aus ASCII CSV TEXT Datenbeständen oder aus Excel-Tabellen übernehmen und automatisch in die Programm-Module Adressen (Kreditoren) und Rechnungen übernehmen. Sie finden den Befehl zum Import solcher Rechnungslisten im Modul "Rechnungen". Damit sind Sie nach wenigen Minuten startklar und können mit der Prüfung, Freigabe, Bezahlung und Archivierung von Rechnungen beginnen.
Excel Vorlage für den Datenimport: Excel-Datei ...
Professionelles Dokumenten-Management
Enge Verzahnung mit Online-Festplatten
Leistungsfähiges und professionelles Doku-Management ist in die INtex Software bereits integriert. Dabei können Sie jederzeit wählen, ob die digitalen Dokumente, Bilder und Dateien tatsächlich physisch in der Datenbank gespeichert werden, oder als Link/URL-Verknüpfung mit einem Datensatz in der Datenbank verknüpft werden.
Die Verknüpfung hat dabei den entscheidenden Vorteil, dass die Daten immer noch sofort bearbeitet werden können. Eine Excel-Tabelle etwa kann direkt mit Excel editiert werden, wenn sie auf OneDrive liegt. Wäre sie in der Datenbank gespeichert, müßte sie erst exportiert und nach der Änderung wieder in die Datenbank importiert werden. Außerdem können Sie Dokumente auf den Online-Festplatten leichter teilen und es steht nahezu unbegrenzter Speicher zur Verfügung. Gleichzeitig erlaubt der Dokument-Datensatz mit der URL-Verknüpfung in der Datenbank die Suche und Sortierung sowie Verknüpfung der Dokumente etwa mit den Adressen, um hier z.B. eine Historie aufzubauen.
Die INtex Software ist kompatibel mit allen gängigen Online-Festplatten, die eine Verlinkung erlauben, also etwa Microsoft Onedrive, Dropbox und Google Drive. Auch Verlinkungen über file:// auf lokale Datenbestände sind möglich.
INtex Rechnungseingang - ein guter Partner für Ihre Mobilgeräte
Unterstützung von iOS, Android und Windows
Apple iOS
Apple iOS Geräte: iphone, iPad und iPod touch.
- Mobile online Nutzung von INtex Rechnungseingang
- ics kompatibler Kalenderdatenexport
- Numbers kompatibler Excel-Datenexport
- Import fotografierter oder gescannter Belege über iCloud, Dropbox etc.
Google Android
Android-Geräte: Tablets und Smartphones.
- Mobile online Nutzung von INtex Rechnungseingang
- ics kompatibler Kalenderdatenexport für Google Calendar
- Datenexport im Excel Format für Google Docs
- Import fotografierter oder gescannter Belege über Google Drive und Dropbox
Microsoft Windows
Windows 10 Geräte: Tablets, 2in1-Geräte.
- Mobile online Nutzung von INtex Rechnungseingang
- Kalenderdatenexport nach Outlook
- Datenexport nach Excel und Excel mobile
- Datenexport nach Access
- Import fotografierter oder gescannter Belege über OneDrive. Unterstützung von Office Lens PDFs.
MyFields:
Individuelle Felddefinitionen
INtex Rechnungseingang gibt sich bei der Feldauswahl flexibel. Es stehen neben frei definierbaren Feldern folgende Optionen zur Verfügung:
- Felder ausblenden
- Felder als Pflichtfelder definieren
- Felder zu Nur-Lese-Feldern machen
- Felder umbenennen
- Registerkarten ein-/ausblenden (alle Lizenzstufen)
- Beliebig viele frei definierbare Eigenschaften pro Datensatz
TEAM
MyLists:
Individuelle Listen für Ansicht, Druck und Export
Integrierter Listen-Generator
TEAM
Gleich wie viele Listen, Auswertungen, Abfragen, Filter und Berichte wir in INtex Rechnungseingang vordefinieren, schnell werden Sie als Anwender einen Fall haben, wo die Vorgaben für Sie unbefriedigend erscheinen.
Da ist z.B. aus Sicht des Benutzers die Abfrage der Daten nicht wie gewünscht, die Auswahl der Felder stimmt nicht mit dem Bedarf überein, die Spalten-Reihenfolge der Felder erscheint nicht optimiert für die beabsichtigten Zwecke, die Sortierreihenfolge der Zeilen ist nicht wie erwartet oder es fehlen Daten für die zu lösende Aufgabenstellung.
Dieses Dilemma werden wir auch nicht dadurch beseitigen, ein weiteres Dutzend Listen oder mehr zu programmieren. Mit Glück helfen wir damit einigen wenigen Anwendern, in der Regel werden die meisten Anwender dann aber über unübersichtlich gewordene Auswahloptionen klagen. Vor allem aber wird viel Aufwand für ein denkbar geringes Ergebnis betrieben werden.
Mit dem Listen-Generator ist die Lösung für dieses Problemgeflecht gefunden: Sie definieren einfach selbst Ihre eigenen Listen und bestimmen dabei für sich, was die jeweilige Liste in welcher Form enthalten soll.
Wenn Sie also beispielsweise eine Inventarliste mit EAN zuerst, Bezeichnung und Preis und sonst nichts sortiert nach Preis absteigend haben wollen, dann ist der Listen-Generator Ihre Lösung.
Mehr zum Listen-Generator ...
- Zugriff auf alle Datentabellen
- Eigene Auswahl der Felder
- Eigene Reihenfolge der Felder
- Berechnungen mit Feldern, z.B. Bruttopreis aus Nettopreis
- Zusammensetzung von Feldern, z.B. Vor- und Nachname zu Name
- Auflösung von Feldern in Teile, z.B. Adresse in Straße und Hausnummer
- Statistik, z.B. Summe von Werten, Minimum, Maximum, Durchschnitt, Anzahl
- Formatierung von Feldern
- Abfrage der Tabellendaten mit Bedingungen wie Feld=x, Feld>y, Feld!=‘‘ etc.
- Einschränkung der Datensatz-Anzahl über ein Limit
- Sortierung nach wählbarem Feld auf- oder absteigend
- Benennung und Speicherung der Listen für wiederholten Abruf
- Ansicht der Ergebnisse am Bildschirm
- Ausdruck der Ergebnisse direkt auf den Drucker
- Druck in eine PDF Datei zur digitalen Weitergabe der Ergebnisse
- Export der Ergebnisse ins Excel-Format zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen
- Ausweis der generierten Datenbank SQL-Abfrage für die Übernahme in SQL Werkzeuge wie MS Query
- Über die Benutzerrechte kann der Zugang zum Listen-Generator eingeschränkt werden