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Effektive Erfassung

Von manuell bis voll automatisch

Erfassung

Manuell und trotzdem schnell

Papierrechnungen sind zügig manuell erfasst. Dabei helfen eine hinterlegte Tabelle mit den Kreditoren, diverse anwender-definierbare Auswahllisten, Autofill-Funktionen und ein integrierter Taschenrechner.

 

Kopien

Ähnliche Rechnungen nach Muster

Viele Rechnungen sind zwar nicht identisch, aber ähneln sich - gleicher Kreditor, gleicher Betreff, vielleicht auch ähnliche Zahlungs- und Lieferbedingungen. Im Rechnungseingangsbuch können Sie jede Rechnung als Muster markieren und damit als Vorgabe für weitere Rechnungseinträge verwenden.

 

Rechnungen

Sich wiederholende Rechnungen

Viele Rechnungen wiederholen sich, seien es Beiträge für Mitgliedschaften, Abonnements für Fachzeitschriften oder Abschläge z.B. für Gas, Strom und Wasser. Derartige Rechnungen können auf automatische Wiederholung gestellt werden und werden dann von der Datenbank automatisch jeden Monat erneut eingetragen.

 

X Rechnungen

Elektronische XRechnungen

INtex Rechnungseingang verarbeitet Rechnungen im elektronischen XRechnung-Format - ein hybrides Format aus PDF mit integriertem XML Datenteil. Dieses Format wird bei Zusammenarbeit mit Ministerien und Behörden des Bundes ab 2020 zur Pflicht und daher schnell weitere Verbreitung finden. XRechnungen und die darin enthaltenen Informationen können vollautomatisch in die Datenbank eingelesen werden.

 

Überzeugende Alleinstellungsmerkmale

Feature-Übersicht

Skonti

Mit Skonti sparen

Wer zügig zahlt, kann oft eingeräumte Skonti nutzen. Zwei oder drei Prozent sind eigentlich immer drin, wenn man nur schnell zahlt. Und das sollten Sie in Zukunft nach Möglichkeit tun: Das summiert sich je nach Rechnungssumme und Skonto-Höhe im Laufe eines Jahres auf beträchtliche Summen. INtex Rechnungseingang macht sich in jedem Fall bezahlt.

 

Mahnungen

Mahngebühren vermeiden

INtex Rechnungseingang hilft Ihnen auch dabei, lästige Mahngebühren zu sparen. Wer pünktlich zahlt und alle Fälligkeiten beachtet, wird erst gar nicht angemahnt. Und sollte doch mal eine Mahnung in der Post sein, können Sie diese sofort prüfen und bei sofortiger Begleichung des fälligen Betrags vielleicht die Mahnkosten doch noch verhindern.

 

Fälligkeiten

Fälligkeiten beachten

Pünktlichkeit ist nicht nur bei Terminen eine Frage von Höflichkeit und Umgangsformen. Sie können bei Ihren Lieferanten und Geschäftspartnern unnötigen Ärger vermeiden, wenn Sie nur die Fälligkeiten der Rechnungen beachten. Das kann sich dann bei der nächsten Verhandlung über Konditionen auch in besseren Einkaufspreisen niederschlagen.

 

Banking

Online Banking

INtex Rechnungseingang arbeitet mit gängigen Banking Programmen per Import und Export zusammen. Außerdem können Sie Daten im SEPA Format exportieren (bei der Desktop-Software ist hierzu INtex SEPA erforderlich). Auf diesem Wege können Überweisungen direkt an die Bank im SEPA XML Format im elektronischen Datenträgeraustausch übergeben werden. Auch das Bezahlcode- und das Girocode-Verfahren werden unterstützt.

 

 

Prüfung

Rechnungen prüfen

Alle Rechnungsempfänger haben die Pflicht zur inhaltlichen Rechnungsprüfung (BMF Schreiben IV D 2 - S 7287-a/09/10004 :003). In INtex Rechnungseingang können Sie selbst die Prüfschritte definieren und für jede Rechnung protokollieren. Zudem lassen sich PDF Rechnungen und zugehörige Aufträge im Programm hinterlegen.
Architekten z.B. müssen im Zweifel die Rechnungsprüfung dokumentieren können: Urteil des OLG Köln vom 02.07.1996, 9 U 14/96, r+s 1997, 105

 

Archivierung

Rechnungsarchivierung

Archivieren Sie Ihre Eingangsrechnungen, gleich ob digital als PDF Datei erhalten oder in eine Bilddatei gescannt, digital und sicher in INtex Rechnungseingang. Alle Belege können per Drag&Drop einfach in die Datenbank übernommen werden. Mehrseitige PDFs blättern Sie im Programm in der Vorschau zur Kontrolle durch. Bei Bedarf können Belege jederzeit exportiert werden. So können Sie der Pflicht zur Aufbewahrung der Rechnungen gemäß § 14b UStG nachkommen. Erfüllen Sie mit dem Rechnungseingangsbuch auch Ihre Pflichten nach §143 AO (Abgabenordnung). Rechnungsdaten lassen sich auch GOBD-konform vor nachträglichen Änderungen schützen.

 

Datenaustausch

Flexibler Datenaustausch

INtex Rechnungseingang ist offen für den Import und Export aller Daten, also sowohl der Rechnungsdaten als auch der Kreditoren-Daten. Diese können etwa aus einer Warenwirtschaft oder Adressverwaltung übernommen werden. Die Rechnungsdaten lassen sich an eine Buchführung übergeben oder weiter mit Excel auswerten. Cloud- und Server-Version sind zudem über ODBC etwa für Business Intelligence Software ansprechbar.

 

Liquidität

Liquiditätsplanung

Mit INtex Rechnungseingang können Sie Ihre Liquidität leichter planen. Wissen Sie adhoc wie hoch die Gesamtsumme aller Forderungen an Sie ist? Nein?! Mit INtex Rechnungseingang wäre das kein Problem. Und nicht nur das: Sie können auch die Gesamthöhe der Rechnungen eines Rechnungsstellers, die Höhe der Rechnungen, die im nächsten Monat fällig werden, die Höhe der Rechnungen für bestimmte Güter und Leistungen und vieles mehr ermitteln. Da wird die Liquiditätsplanung viel einfacher und Sie staunen nicht plötzlich über die gähnende Leere auf Ihrem Konto oder den voll ausgenutzten Überziehungsrahmen. Ganz nebenbei können Sie auf diese Weise auch noch Zinsen sparen. 

 

Rechnungen direkt fotografieren

Speichern Sie digitale Kopien Ihrer Papierrechnungen direkt in die Datenbank, indem Sie diese mit Ihrem Smartphone fotografieren. Mit wenigen Handgriffen ist der Rechnungsbeleg erfaßt und einem Kreditor zugeordnet. Weitere Angaben wie die Zuordnung zu einer Rechnungsart, den Mwst-Satz, die Zahlungskonditionen etc. können Sie direkt im Anschluß machen, oder - wenn gerade keine Zeit dafür da ist - auch jederzeit später einpflegen.

 

Belege

Professionelles Dokumenten-Management

Leistungsfähiges und professionelles Doku-Management ist in die INtex Software bereits integriert. Dabei können Sie jederzeit wählen, ob die digitalen Dokumente, Bilder und Dateien tatsächlich physisch in der Datenbank gespeichert werden, oder als Link/URL mit einem Datensatz in der Datenbank verknüpft werden. Die Verknüpfung hat dabei den entscheidenden Vorteil, dass die Daten immer noch sofort bearbeitet werden können. Eine Excel-Tabelle etwa kann direkt mit Excel editiert werden, wenn sie auf OneDrive liegt. Wäre sie in der Datenbank gespeichert, müßte sie erst exportiert und nach der Änderung wieder in die Datenbank importiert werden. Außerdem können Sie Dokumente auf den Online-Festplatten leichter teilen und es steht nahezu unbegrenzter Speicher zur Verfügung. Gleichzeitig erlaubt der Dokument-Datensatz mit der URL-Verknüpfung in der Datenbank die Suche und Sortierung sowie Verknüpfung der Dokumente etwa mit den Adressen, um hier z.B. eine Historie aufzubauen. Die INtex Software ist kompatibel mit allen gängigen Online-Festplatten, die eine Verlinkung erlauben, also etwa Microsoft Onedrive und Google Drive. Auch Verlinkungen über file:// auf lokale Datenbestände sind möglich.